Zálohová faktura je stejná jako obyčejná faktura, pouze s tím rozdílem, že se na ni přidávají úkony, které jsou NAPLÁNOVANÉ . Co je to plán?
Uhrazením zálohové faktury v programu vzniká PŘEPLATEK. Tento přeplatek lze použít na úhradu faktury - pouze faktury, účtenky se zálohami nepracují!
Vytvoření zálohové faktury
Zálohovou fakturu lze vytvořit v menu Fakturace pacientovi > Vystav účet, kde vyberete volbu (o) Zálohová faktura. Pokud kliknete na tlačítko [Další], zobrazí se okno Výběr úkonů, jehož popis je stejný jako u účtenky. Tlačítkem [Dokončit] rovnou zobrazíte fakturu. Zálohovou fakturu je také možné vystavit z menu Fakturace pacientovi > Rychlá zálohová faktura nebo pomocí zkratky >>SHIFT + F7.
Pokud přeskočíte okno Výběr úkonů, na zálohovou fakturu se rovnou přidají úkony, které vyhovují těmto podmínkám:
| ▪ | Nejsou uložené na žádné jiné zálohové faktuře. |
| ▪ | Mají při vykazování nastaveno [x] Hlídat a umožnit zařazení na účtenku (info). |
| ▪ | Mají úhradu pacienta vyšší než nula (v nastavení lze zvolit, aby se přidávaly i úkony s nulovou výší úhrady, viz níže). |
| ▪ | Úkon byl NAPLÁNOVÁN přihlášeným zdravotnickým zařízením. |
Zálohovou fakturu lze také vytvořit přímo nad léčbou - kliknete pravým tlačítkem na léčbu a z kontextové nabídky vyberete volbu Vytvořit zálohovou fakturu.
Do sekce Položky faktury můžete i ručně psát, pro vytvoření zálohové faktury tedy není nezbytně nutné používat plánování.
Při používání funkce plánování ušetříte čas i u tvorby protetického štítku.
Přijetí peněz na zálohovou fakturu
Pro přijetí peněz slouží ikony 
[Platba v hotovosti], 
[Platba kartou] a 
[Platba převodem] po levé straně formuláře. Seznam úhrad (PPD + PBD) lze zobrazit tlačítkem [Úhrady], kde je možné se seznamem dále pracovat.
Pokud se jedná o nově vystavovanou zálohovou fakturu, po uložení nové úhrady dojde automaticky ke změně způsobu úhrady na faktuře. Při úpravě již uložené zálohové faktury se automaticky již způsob úhrady nemění.
Seznam zálohových faktur
Všechny uložené zálohové faktury lze u pacienta zobrazit v menu Fakturace pacientovi > Zálohové faktury. Ikonou 
můžete zobrazit detail zálohové faktury, ikonou 
lze zálohovou fakturu smazat.
Ve sloupci Stav se pro zjednodušení orientace zobrazují tyto možné stavy zálohové faktury:
Uhrazeno - Částka účtovaná odpovídá částce uhrazené.
Úhrada nesedí - Částka fakturovaná je jiná než částka uhrazená.
Neuhrazeno - K faktuře nejsou evidevány žádné úhrady.
Interní poznámka k záznamu
V tomto seznamu lze k záznamu přidat interní textovou poznámku a vybrat typ poznámky. K jednomu záznamu lze zadat více poznámek a lze tedy vést historii poznámek. V seznamu se zobrazuje vždy ta nejnovější.
Nová poznámka nebo seznam poznámek k záznamu lze zobrazit ikonou 
. Poznámku lze ikonou 
přidat i na více označených řádků najednou.
Při ukládání poznámky se uloží datum a čas pořízení záznamu a také přihlášený uživatel programu, který poznámku zadal.
Typy poznámek:
- Informace
- Výstraha
- Problém
Ruční vyplnění položek na zálohové faktuře
Na účtenku je možné zadat i položku, která nebyla naplánována přes formuláře pro přidávání výkonů či protetiky. Do sekce Položky faktury lze totiž i ručně zapisovat libovolné texty.
Pro zaúčtování řádku na účtenku musíte vyplnit pole Počet a Jednotková cena. Při opuštění řádku se Suma k úhradě přepočítá.
Ve sloupci Název položky, pokud je v buňce aktivní kursor myši, se zobrazuje na konci řádku ikona 
. Pod touto ikonou je k dispozici číselník frází, kterým můžete do textu přidat předpřipravený text (číselník je společný pro účtenky, faktury i zálohové faktury).
Celková délka textu názvu položky je omezena na 300 znaků a použitím fráze se text připíše k již případně zadanému textu v buňce.