Zasílání e-mailů

Z programu Dentist+ je možné pacientům odeslat e-mailovou zprávu. Podmínkou pro fungování této funkce je mít v počítači správně nakonfigurovaného e-mailového klienta (počítačový program typu Outlook, Windows Mail, Thunderbird a pod.).

Funkce je vhodná například pro následující činnosti:

Jak zadat pacientovu e-mailovou adresu?

V osobních údajích pacienta musí být uvedená e-mailová adresa.

E-mailovou adresu můžete pacientovi zadat již ve formuláři pro přidání nového pacienta (v kartotéce ikona ).

Pokud pacienta již máte v kartotéce založeného a chcete k němu pouze přidat e-mail, zobrazte jeho osobní údaje. V seznamu pacientů označte pacienta, klikněte na ikonu a vyberte záložku /Adresy / Kontakty/. Ve spodní části tohoto formuláře klikněte na ikonu
, v zobrazeném formuláři jako Druh kontaktu vyberte E-mail a do pole Kontakt napište e-mailovou adresu pacienta. Tlačítkem [OK] nový kontakt uložte.

Zavináč (znak @) lze na klávesnici napsat například zkratkou >>Levý ALT + 64.

Použití funkce

Funkce zasílání e-mailů je dostupná v kartě pacienta pod menu Agenda pacienta > Zasílání e-mailů a v kalendáři pod menu Kalendář - Denní rozpis....

Po potvrzení funkce se zobrazí formulář, kde můžete vybrat, komu se má e-mail zaslat (všem v seznamu, jen označeným) a také vybrat text e-mailu. V případě, že zasíláte "standardizované zprávy", jako jsou například pozvánky nebo upozornění na datum blížící se návštěvy, můžete si vytvořit tzv. šablonu.

Po výběru parametrů klikněte na tlačítko [OK]. Zobrazí se nové okno vašeho e-mailového programu, kde se jako příjemce vyplní e-mailové adresy pacientů, a v případě, že jste vybrali i šablonu, vyplní se předmět a tělo zprávy.

E-mailové adresy pacientů se úmyslně vepisují do pole Skrytá kopie. Díky tomu ostatní pacienti nevidí adresy vašich pacientů, kterým byl e-mail taktéž poslán.

Šablony

Šablony jsou vhodné pro zprávy, které se často opakují.

Vytvoření nové šablony

V okně Výběr pacientů (viz obrázek nahoře) je nutné vybrat volbu (o) Použít vybranou šablonu ze seznamu. Díky tomu se aktivují ikony , , a je tedy možné se seznamem standardně pracovat.

Po kliknutí na ikonu se zobrazí formulář pro novou šablonu. Vyplňte pole Název šablony, Předmět zprávy a Text zprávy.

Všimněte si, že je zde možné použít propojovací pole.

Při odeslání textu zprávy do e-mailového klienta dojde k nahrazení propojovacíhoho pole za jeho skutečný význam, v e-mailu již tedy uvidíte finální text zprávy, který bude odeslán uživateli.

Obrázek 2: Formulář Šablona e-mailu

Praktické příklady

1.

Hromadně odeslat pozvánku na prevenci pacientům, kteří nebyli na prohlídce více než půl roku V první řadě je nutné v seznamu pacientů vyfiltrovat ty, kteří jsou u vás registrovaní a nebyli na prevenci déle než půl roku. Tohoto lze docílit např. následujícím způsobem: V seznamu pacientů klikněte na ikonu filtru  nebo klávesu >>F3. Zobrazí se filtrační formulář, který nastavte podle obrázku:   Po kliknutí na tlačítko [OK] se zobrazí vyfiltrovaný seznam pacientů. V menu Agenda pacienta > Zasílání e-mailů na formuláři vyberte (o) Odeslat e-mail všem pacientům v seznamu. Pokud máte připravenou šablonu, můžete ji vybrat a kliknout na tlačítko [OK]. V případě, že někteří pacienti nemají e-mailovou adresu, zobrazí se jejich seznam a po odsouhlasení se již zobrazí nový e-mail ve vašem klientovi, kde případně můžete upravit zprávu a odeslat ji.

2.

Hromadně upozornit pacienty na blížící se návštěvu, kterou má pacient zadanou v kalendáři Otevřete kalendář, vyberte menu Kalendář > Denní rozpis... V denním rozpise vyberte datum a lékaře, pro kterého chcete e-maily odeslat.   Klikněte na ikonu označenou šipkou a vyberte, které skupině pacientů chcete pozvánku poslat. Vyberte šablonu, kterou chcete použít. Šablona by měla mít v textu zprávy použité propojovací pole pro datum a čas objednávky (v textu e-mailu by měl být uveden text {DatumCasObjednavky}, který bude nahrazen za skutečný čas objednávky).   Po výběru správné šablony klikněte na tlačítko [OK]. V e-mailovém klientovi se otevřou nové zprávy pro každého pacienta zvlášť a tyto zprávy je potřeba postupně odeslat.

Poznámky: