24. července 2018 došlo k novelizaci vyhlášky o zdravotnické dokumentaci na základě vyhlášky č. 137/2018 Sb. Novelizace se rovněž týká procesu vyřazování zdravotnické dokumentace.
Legislativní část
Doba uchování zdravotnické dokumentace
Každý poskytovatel zdravotnických služeb musí na základě této vyhlášky zdravotnickou dokumentaci vyřazovat a zničit. Doba uchování údajů se liší v závislosti na typu péče (registrující lékař, specialista, dispenzarizovaný pacient, pracovně právní služby, ...)
a je přesně popsána touto vyhláškou.
Základní pravidla
Vyřazovací znak S (po uplynutí doby uchování se dokumentace zničí)
| • | registrující poskytovatel v oboru praktický lékař – 10 let od změny registrujícího poskytovatele nebo 10 let od úmrtí pacienta |
| • | registrující poskytovatel v oboru praktický lékař pro děti a dorost – 10 let od změny registrujícího poskytovatele nebo |
| • | 10 let od úmrtí pacienta nebo 10 let od dosažení 19 let věku pacienta |
| • | registrující lékař v oboru stomatologie a gynekologie – 5 let od poskytnutí zdravotních služeb!!! |
Vyřazovací znak V (po uplynutí doby uchování poskytovatel rozhodne, zde je dokumentace potřebná, nebo se má zničit)
| • | poskytovatel ostatní ambulantní péče – 5 let od poskytnutí poslední zdravotní služby |
| • | dispenzární péče – 10 let od vyřazení z dispenzární péče (neplatí pro dialýzu a infekční onemocnění) nebo 10 let od úmrtí pacienta |
Proces vyřazování dokumentace
| • | Poskytovatel je povinen sledovat dobu uchování dokumentace. Rozhodná doba nastává vždy k 1. lednu následujícího roku po uplynutí události pro počítání doby uchování. |
| • | Po uplynutí této doby musí poskytovatel provést vyřazení dokumentace, která splňuje výše uvedená kritéria. |
| • | Poskytovatel může provádět vyřazení každoročně, minimálně však jednou za pět let. |
| • | Do 5 let po termínu uchování dokumentace však musí provést její úplné zničení. |
Příklad: pacient zubního lékaře přišel na poslední ošetření 12. 3. 2014, rozhodná doba je tedy 1. 1. 2020 a od této doby může dojít k vyřazení dokumentace, zničení dokumentace se musí provést nejpozději do konce roku 2025.
Podrobný postup při vyřazování je popsán ve vyhlášce. Je však důležité zmínit, že poskytovatel musí provést a uchovat písemný záznam obsahující soupis zničené dokumentace společně s informací, kdy, jak a kým byla dokumentace zničena. Soupis musí obsahovat identifikační údaje pacientů. Tento záznam se uchovává bez časového omezení.
Řešení agendy v DENTIST+
V programu DENTIST+ je skartační funkcionalita rozdělena do dvou fází.
První fáze - vyřazení pacienta
První fáze, v níž se pacienti určení ke skartaci hromadně "označí" a přesunou do předskartačního řízení (přiřadí se jim příznak V).
Jak tuto operaci provedete?
V menu Pacienti > Skartace dokumentace > Vyřazení dokumentace vám program zobrazí skupinu pacientů, kteří splňují legislativní pravidla pro zařazení do skartačního procesu. Tato skupina pacientů se vám dále nebude zobrazovat v seznamu pacientů, ale ještě nedojde k definitivnímu odstranění dat z databáze programu. Nechcete-li některého pacienta vyřadit, můžete jej ze seznamu odstranit (ikona 
) - takto odstraněný pacient se příště zobrazí k vyřazení znovu, pokud např. mezitím nepřijde k dalšímu ošetření.
Touto operací vzniká protokol "Protokoly o vyřazení dokumentace" (přístupné v menu Pacienti > Skartace dokumentace > Protokoly o vyřazení dokumentace), v němž je možné dohledat pacienty, kteří se nachází v předskartačním procesu – ty je zároveň ještě možné v případě potřeby vrátit zpět do kartotéky. V okamžiku, kdy máte nějakého pacienta v tomto předskartačním řízení a zároveň se ho pokusíte do programu přidat, DENTIST+ vám jej nabídne z předskartačního řízení přesunout a pokračovat v kartě daného pacienta včetně jeho historických záznamů.
Všechny vyřazené pacienty si můžete zobrazit z menu Pacienti > Skartace dokumentace > Vyřazení pacienti.
Druhá fáze - skartace pacienta
Ve druhé fázi již dochází k fyzické likvidaci údajů o pacientovi a nenávratnému smazání dat ze systému. DENTIST+ smaže veškeré osobní (jméno, příjmení atd.) a zdravotní údaje (kříže, dekursy, různé indexy atd.). Anonymizuje vykázané úkony (tedy v menu Přehledy a statistiky > Vykonané úkony a statistiky naleznete i údaje skartovaných pacientů pro potřeby statistických analýz, ale tyto záznamy nemají vazbu na žádného pacienta). Naopak se neskartují účetní doklady, které mají jiné pravidla.
Funkce skartace dokumentace je přístupná v menu Pacienti > Skartace dokumentace > Skartace dokumentace. V průvodci se zobrazí pacienti, které je možné skartovat. Nechcete-li některého pacienta skartovat, můžete jej ze seznamu odstranit (ikona ) - při příštím spuštění skartace se nabídne znovu, pokud mezitím nebude odstraněn z vyřazených pacientů.
Poznámka: Tato funkce může být časově náročná. Při přerušení funkce se při příštím spuštění pokračuje tam, kde se naposledy skončilo.
Skartací vzniká protokol (uložený v menu Pacienti > Skartace dokumentace > Protokoly o skartaci dokumentace).
Všechny skartované pacienty si můžete zobrazit z menu Pacienti > Skartace dokumentace > Skartovaní pacienti.
Důležité upozornění:
Funkci skartace v programu DENTIST+ používejte velmi obezřetně - dochází k nevratnému odstranění dat nejen z databáze, ale i příslušných PDF souborů z elektronické zdravotní dokumentace vytvořené modulem eParafa. Vždy prosím pozorně přečtěte informační hlášení, před dalším pokračováním v operaci skartování pacientů!